⏱ Activi400
Règles de structuration des dossiers dans Activi400 (saisie d'activités). La gestion des dossiers est la base de la saisie d'activité et donc de la facturation.
📖 Document de référence
📎 Règles complètes : Activi400_Gestion_Dossier_V2025-10.pptx — Ouvrir le document
📌 Principes fondamentaux
1 dossier = 1 domaine
Chaque dossier est rattaché à un domaine unique. Les dossiers sont créés par le responsable de service, le responsable de domaine ou le chef de projet.
Création dès la 1ère phase
Les dossiers sont créés dès la première phase du projet. La structure des sous-dossiers doit refléter le devis client ou les phases du projet.
Dossiers annualisés
Les dossiers récurrents sont annualisés (ex : 'Synel : TMA 2025'). On ne saisit plus d'activité dans un dossier qui ne concerne pas l'année en cours.
💰 Facturation des projets
La facturation est directement liée au respect du processus. Un cadre clair permet de justifier chaque ligne de charge, de sécuriser les jalons de paiement et de protéger à la fois Synelia et le client.
Jalons de facturation calés sur les livrables
Chaque phase produit des livrables identifiés (cahier de tests, PV de recette, release notes). Ces livrables servent de preuve de réalisation et déclenchent les jalons de facturation contractuels.
Traçabilité des charges
Le suivi via Activi400 et les rituels (sprint review, rétrospective) permettent de justifier les temps passés par phase, par lot et par acteur. Chaque heure est rattachée à une activité identifiée.
Protection contractuelle
Un processus documenté protège en cas de litige. Si le client conteste une charge ou un délai, la traçabilité des décisions, des validations et des livrables constitue un dossier objectif et vérifiable.
Visibilité sur la rentabilité
En mesurant le temps réel par phase vs. l'estimation initiale, on identifie les écarts de charge tôt. Cela permet d'ajuster les devis futurs et d'améliorer la précision des estimations.
1
Avant-vente Estimation initiale des charges par phase. Définition des jalons de facturation dans la proposition commerciale.
→
2
Exécution Suivi des temps passés (Activi400). Validation des livrables à chaque jalon. Ajustements si écarts significatifs.
→
3
Livraison & recette PV de recette signé par le client. Ce document déclenche la facturation du lot et ouvre la période de garantie.
→
4
Facturation Émission de la facture sur la base des livrables validés. Les charges hors périmètre (avenants) sont facturées séparément.
Les retours de recette qui sortent du périmètre contractuel initial (évolutions, nouvelles fonctionnalités) doivent faire l'objet d'un avenant avant d'être pris en charge. Le cadre de standardisation garantit la traçabilité nécessaire pour distinguer un bug d'une évolution.
🏷️ Types de dossiers
| Type | Description | Facturable |
|---|---|---|
| Projet conséquent | Dossier > 30 jours | Oui |
| Projet standard | Dossier > 5 jours et < 30 jours | Oui |
| Demandes | Dossier < 5 jours | Oui |
| TMA | Contrat de TMA établi | Oui |
| Conventionné | Dossier sous convention | Oui |
| Récurrent | Dossiers annualisés | Oui |
| Solution interne | Objectif interne (Activi400, gestion des congés...) | Non |
| Formation | Toutes les formations | Non |
| Évènement | Journée du personnel, vœux, prise de parole... | Non |
📂 Groupes de projets
Qu'est-ce qu'un groupe ?
Un groupe est propre à un gros projet (O2S, Genes'is) ou un applicatif (Synel, Optigen, Agata...). Il permet de regrouper et retrouver facilement les dossiers. Un groupe peut être 'multi-domaine'.
Règles de création
On ne crée pas de groupe pour 1 ou 2 dossiers. On peut créer des groupes génériques (Formations, Accueil collaborateurs) pour regrouper des dossiers non facturables.
🏗️ Nomenclature dossier
[Applicatif / Métier] – Libellé du dossier / fonctionnalité / demande
| Exemple | Type | Facturable | Devis | Charge | Groupe |
|---|---|---|---|---|---|
| [O2S] - Lot 4 – Plan de monte | Projet | Oui | Oui | 45j | O2S |
| [Genes'is] - Gestion des 3 régions | Projet | Oui | Non | 32j | Genes'is |
| [ACTIVI400] – Intégration suivi de projet | Solution interne | Non | Non | 4,73j | Outils internes |
| [RH] – Accueil Pierre | Évènement | Non | Non | 1j | Accueil collaborateurs |
📁 Sous-dossiers standards
Utilisés pour les demandes et petits projets. Pour les projets conséquents, le découpage se fait au cas par cas en fonction du devis.
📦 [Applicatif] – Libellé dossier │ ├── 0. Pilotage Planning, COPIL, communication projet ├── 1. Cadrage Périmètre, devis, tenants et aboutissants ├── 2. Architecture Technologie et intégration dans le SI ├── 2. Réalisation Développement (autant de sous-dossiers que de features) ├── 3. Qualification Tests internes et corrections ├── 4. Recette Retours client et corrections ├── 5. Livraison Pilotage et mise en production └── 6. Garantie Actions post-MEP
🏗️ Structure projet conséquent (> 30 jours)
📂 Groupe : O2S │ ├── 📁 [O2S] – Commun Activités communes à tous les lots │ ├── 0. Pilotage │ ├── 1. Cadrage │ ├── 4. Recette │ ├── 5. Livraison │ └── 6. Garantie │ ├── 📁 [O2S] – Lot 4 – Plan de monte 1 dossier par lot, charge = devis │ ├── 2. Rea – Feature A 1 sous-dossier par feature │ ├── 2. Rea – Feature B │ ├── 2. Rea – Feature C │ └── 3. Qualification │ ├── 📁 [O2S] – Lot 5 – Dashboard │ ├── 2. Rea – Widget KPI │ ├── 2. Rea – Export PDF │ ├── ... │ └── 3. Qualification │ └── 📁 ...
✅ Bonnes pratiques — Dossier
| Règle | Description |
|---|---|
| Libellé clair | [Applicatif / Métier] – Libellé du dossier / fonctionnalité / demande |
| Charge précise | La charge du dossier correspond aux données du devis ou du chiffrage envoyé |
| Facturable ou non | Le caractère facturable doit être renseigné (important pour la facturation) |
| Sous devis ou non | Préciser si le dossier est sous devis (important pour la facturation) |
| 1 type de dossier | Chaque dossier est associé à un seul type (Projet, TMA, Solution interne...) |
| Groupe projet | Rattacher au groupe existant, ou créer un groupe si le dossier fait partie d'un ensemble |
| Responsable + délégataire | Chaque dossier a un responsable et un délégataire (utile lors des absences) |
| Répertoire SharePoint | Chaque dossier est lié à un répertoire SharePoint (racine du dossier / application) |
✅ Bonnes pratiques — Sous-dossier
| Règle | Description |
|---|---|
| Charge précise | Chaque sous-dossier a une charge estimée issue du devis |
| Somme = total | La somme des charges des sous-dossiers doit être égale à la charge du dossier parent |
| Numérotation | Numéro du type d'action (1 = Cadrage, 2 = Réalisation...) + fonctionnalité/étape |
📝 Pour résumer
Projet conséquent
Créer plusieurs dossiers (1 par lot). Pour chaque lot, créer les sous-dossiers par étape/feature. Les temps doivent refléter le devis. Créer un dossier 'Commun' pour les activités communes à tous les lots (cadrage, réalisation, garantie).
Projet simple
Les sous-dossiers standards suffisent. Les temps doivent correspondre au devis ou être estimés au plus juste.
Dossiers facturables
Ce sont les plus importants. Ils doivent être découpés dès que possible pour apporter de la précision lors des échanges client et une meilleure analyse des points d'amélioration.
❓ En cas de doute sur la création d'un dossier ou de sous-dossiers, rapprochez-vous de votre responsable de service et/ou de votre responsable direct